Cette annonce a été publiée sur Emploi-Événementiel.fr : https://www.emploi-evenementiel.fr/offres-emploi/stage-assistant-e-v-nementiel-le-et-logistique-426.html

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

IPEMED, Institut de Prospective Economique du Monde Méditerranéen, est un think tank euro-méditerranéen dont la mission est de rapprocher par l’économie, les pays des deux rives de la Méditerranée. Association loi 1901, reconnue d’intérêt général, IPEMED remplit trois fonctions principales : la production d’idées, l’influence des milieux politiques, le brassage et le décloisonnement des idées. IPEMED est financé principalement par des grandes entreprises méditerranéennes qui partagent ses valeurs.

DESCRIPTION DU POSTE :

A l’occasion de plusieurs événements organisés par IPEMED à la rentrée, ou dont IPEMED est partenaire, nous recrutons un stagiaire Assistant(e) événementiel(le) et logistique pour renforcer l’équipe Communication dans le cadre de la préparation de ces événements (conférence à l’Académie Diplomatique Internationale, petit déjeuner à la Closerie des Lilas, colloque au Sénat etc).

Ses missions s’articuleront autour du pôle communication (essentiellement pour la production logistique des événements de la rentrée organisés par IPEMED), puis d’autre part pour une partie plus administrative (gestion des déplacements et très ponctuellement en support de l’assistante de direction, du secrétariat).

Missions :

1) Communication

Gestion des Evénements :
- Actualise le planning des événements d’IPEMED,
- Anticipe et centralise les besoins spécifiques aux événements et réunions de travail ;
- Prépare les budgets des événements et des réunions de travail, s’assure qu’ils rentrent dans le cadre du budget prévisionnel de l’exercice
- Lance les achats après validation par les responsables concernés et sélection des offres les plus adaptées (infrastructures, moyens de déplacement…) ;
- Assure le suivi jusqu’à livraison et facturation,
- Envoi et suivi des invitations (papier et électronique) : gestion de la liste des participants
- Complète les listes de diffusion des invitations, en lien avec les responsables de projet et la responsable communication
- Participe à l’organisation pratique des événements et veille à leur bon déroulement et notamment:
o réservation et installation des salles,
o Préparation des dossiers à remettre aux participants
o Veille au bon acheminement des outils de communication (coursiers…)
o Mise en place des outils de communications (kakémono, publications…)
o relation avec les fournisseurs,
o mise en place de systèmes de sonorisation, de traduction, veille à ce que les traducteurs disposent de toute l’information nécessaire,
o mise en place de système de projection de documents,
o accueil des participants…
- Prépare les outils de suivi des événements ainsi que leurs bilans financiers et les transmet à la personne en charge du budget correspondant ainsi qu’au service financier une fois l’événement terminé,

Diffusion des publications de l’institut :
- Effectue les envois par publipostage

2) Administratif

Gestion des déplacements :
- Organise les déplacements des collaborateurs, experts et invités d’IPEMED (en lien avec notre agence de voyages et avec Air France notre partenaire privilégié).

Secrétariat (ponctuellement lorsque l’Assistante de direction est absente et en fonction des besoins de l’activité) :
- Accueil des visiteurs d’IPEMED,
- Réception et traitement des appels téléphoniques (prise de messages et diffusion aux personnes concernées),
- Gestion du courrier (enregistrement et distribution du courrier entrant, enregistrement et affranchissement du courrier sortant, commande de coursiers pour les plis et colis urgents)

Rattachement hiérarchique et fonctionnel :
La stagiaire est placée sous la responsabilité de la Responsable du pôle communication.

Elle sera également amenée à travailler avec les autres membres de l’équipe dans le cadre de ses missions.
Plus particulièrement avec le reste de l’équipe du pôle communication pour les missions de communication et d’événementiel ; avec toute l’équipe pour les questions de déplacement ; et enfin avec l’Assistante de direction et le Directeur administratif et financier pour les questions ponctuelles de secrétariat.

Durée : 1 mois (éventuellement renouvelable), à compter du 2 septembre.

Lieu : 104 boulevard du Montparnasse 75014 Paris

CV + lettre de motivation à adresser à David ANTUNES, david.antunes@ipemed.coop avant
le 22 juillet 2013.

DESCRIPTION DU PROFIL

- Enthousiasme et dynamisme,
- Sens de l’organisation et rigueur,
- Capacité à travailler en équipe,
- Autonomie et initiative,
- Sens du contact,
- Esprit et sens pratiques,
- Très forte réactivité, flexibilité et bonne gestion du stress (aptitude à trouver des solutions à des problèmes de dernière minute),
- Une précédente expérience à un poste similaire dans l’événementiel est un atout,
- Bonne maîtrise de l’outil informatique (Pack Office)
- Bonne culture générale. Un intérêt particulier pour la région euro-méditerranéenne sera apprécié.