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Gestionnaire de Participants congrès/événements H/F - CDD de 1 an

RÉFÉRENCE : EE2288


SOCIETE EGG

NEUILLY SUR SEINE, Ile-de-France, FRANCE

Administratif / Comptabilité / Achat, Voyages / Tourisme / Tourisme d'affaires

Event / Salon / Expo / Congres, Mice /Tourisme / Tourisme d'affaires


Expérience : 2 à 5 ans
Durée : 1 an
Niveau d'étude : BAC +2/+3
CDD plus de 3 mois à 1 an
Salaire : 25200 par an

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

EGG est une Agence Evènementielle, à taille humaine (60 personnes), créée en 2000 à Paris et implantée depuis à New York et Genève. Secteur d’activité client Rattachement à des congrès nationaux, internationaux - Secteur pharmaceutique - Gestion de participants Types d’évènements organisés : Gestion de stand congrès et prestations associées Organisation de congrès PCO Société savante.

DESCRIPTION DU POSTE :

Au sein du Pôle Gestion de Participants, enrichi(e) d'une expérience administrative, vous gérez la partie logistique des participants aux événements depuis les invitations jusqu’à la présence sur place dans le respect des règles et des procédures propres à chaque laboratoire.

Vous êtes ainsi en charge de gérer deux typologies de clients différents :
• Le Laboratoire
• Le participant (médecin, pharmacien etc.)

Vos missions seront les suivantes

Création de bases de données :
En contact direct avec le Chef de Projet EGG et le client, création de bases dédiées à la gestion de l’événement (Atrium, Evenium, KEY4, Wegg, File Maker)
Mise à jour quotidienne de la BDD avec intégration des invités
Création de documents (fiche d’informations pratiques, formulaire de remboursement de frais etc.)
Création de liste pour le Jour J
Préparation de fiches de brief pour les remboursements de notes de frais

Suivi logistique :
Envoi des mails d’invitation
Gestion des réponses et des relances des invités et suivi régulier des participants
Reporting client
Gestion des inscriptions Congrès
Préparation de la rooming list
Proposition et suivi des titres de transport pour les participants
Emission de billets, veille tarifaire et information aux Chefs de Projets
Présence sur site si l’événement se déroule à Paris, est > à 100 pax, après accord du Chef de Projet et du Responsable de Base
Back Up le Jour J (gestion des demandes de modifications
Mise à jour des sites après la manifestation (présents/absents)
Envoi du post-opération aux clients dans les 48 heures
Envoi des documents finaux (attestation de présence et enquêtes de satisfaction)
Réalisation de la transparence en liaison avec le Chef de Projet

DESCRIPTION DU PROFIL

De formation Bac + 2, vous avez une expérience de 3 ans minimum en qualité d'Assistant-e Administratif-ve / Assistant-e de Direction
Vous êtes persévérant(e) et tenace, vous aimez vous montrer proactif(ve), vous disposez d'un excellent relationnel et vous êtes avenant(e) et disponible
Vous êtes de nature rigoureuse, méthhodique, organisé(e). Doté(e) d'un fort esprit d'équipe, vous êtes totalement autonome et savez gérer les priorités.

Compétences requises :
Maîtriser le pack Office
Savoir travailler en équipe
Savoir communiquer

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"La médecine du travail est la preuve que le travail est bien une maladie ! "

- Coluche, Humoriste
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