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Coordinateur Evénementiel H/F

RÉFÉRENCE : EE3483 - Publiée le 23/01/2022


SOCIETE Les Cercles by Kadrance

Paris 9ème Arrondissement, Ile-de-France, France

Coordination d'événements / salons, MICE / PCO / DMC / Voyages / Tourisme / Tourisme d'affaires

Mice /Tourisme / Tourisme d'affaires


Expérience : 2 à 5 ans
Niveau d'étude : BAC +2/+3
CDI
Salaire : selon profil par an
Date de début de contrat / Période : 15/03.2022

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

Les Cercles by Kadrance est un label qui regroupe plusieurs lieux premium dédiés aux événements professionnels à Paris (séminaires, comités de direction, soirées d’entreprise, conférences, lancements de produits, showrooms…). Nous recevons également quelques événements privés.
Chaque lieu, porté par son histoire, a été conçu pour favoriser les moments convivialité, propices aux échanges & aux partages avec des offres aussi bien en présentiel, qu’en hybrides ou full digitales.
• Le Cercle d’Aumale – 22, rue d’Aumale Paris 9ème
• Le Cercle LeBrun – 47, rue du Cardinal Lemoine Paris 5ème
Tous nos lieux sont à découvrir sur www.by-kadrance.com & facebook & Instagram

DESCRIPTION DU POSTE :

Rattaché(e) au Directeur d’exploitation du Cercle d’Aumale Paris 9ème, il/elle l’accompagne et les soutient dans ses responsabilités quant à la gestion du lieu aux niveaux suivants : Occupation des espaces clients et relation avec la clientèle séminaire & événementiel, gestion des tâches de travail du personnel et des vacataires.

C’est avant tout un poste opérationnel nécessitant une grande rigueur, un sens aigu de l’organisation, un excellent relationnel, une grande réactivité et une disponibilité totale. Outre ses principales missions logistiques et administratives, il/elle est susceptible de remplir toutes les fonctions et métiers nécessaires au bon fonctionnement du site.

La liste des tâches ci-dessous n’est pas exhaustive, elle a pour fonction essentielle de décrire les principaux travaux à effectuer.

LOGISTIQUE
Sous la responsabilité du Directeur d’Exploitation, il/elle prend en charge les dossiers confirmés et devient le contact privilégié du client et a la charge de :
• Préparation de Fiches Logistiques à destination non seulement du client mais aussi des équipiers et maîtres d’hôtels (fiche de travail et ordre de mission)
• Attribution des missions et coordination du personnel : équipier et maitres d’hôtel. Elaboration des classeurs hebdomadaires avec les fiches de travail, suivi des horaires du personnel
• Aide à la mise en place et validation de l’installation de la salle selon la Fiche logistique
• Suivi de livraisons et reprises des clients et prestataires
• Commandes auprès de prestataires événementiel (hôtesses, maitre d'hôtel, traiteur, matériel, etc..) avec contrôle des coûts
• Vérification du bon fonctionnement des divers matériels techniques (audio-vidéo-digital)
• Contrôle de la qualité des prestations vendues et livrées
• Se rendre disponible pour les clients in situ, répondre à leurs demandes et besoins
• S’assurer de la parfaite tenue de l’ensemble des locaux (nettoyage et petite rénovation)
• Mettre en œuvre les moyens de sécurité et de secours propres au site
• Préparer et installer la signalétique de l’immeuble suivant le retour des logos et intitulés des clients séminaires
Par ses initiatives, il/elle apporte toute idée susceptible d’améliorer la qualité de la prestation et son développement.

ADMINISTRATIF
Il/Elle gère les aspects administratifs du dossier client jusqu’à sa clôture :
• Contact et relance de traiteurs, fournisseurs et autres prestataires : horaires d’intervention, conditions d’accès et utilisation, signature de dossiers..
• Vérification les livraisons de fournisseurs (fournitures administratives, consommables, produits d’entretien et autres…) maintien du stock. Contrôle de factures fournisseurs
• Suivi du stock (matériel, vaisselles, petit équipement, etc)
• Facturation clients & suivi des relances

DESCRIPTION DU PROFIL

• Formation Hôtellerie/Restauration ou événementielle
• Pratique de l’anglais professionnel + une 2nde langue serait appréciée
• Parfaite maitrise des materiels audio/video & solutions digitales (plateau TV & hybrids)
• Excellente présentation & sens prononcé du service et fort relationnel
• Grand sens de l’organisation, Disponibilité et Réactivité
• Travail d’équipe indispensable
• Excellentes connaissances de Microsoft Office (word, outlook et excel en particulier)

« Ne vous découragez pas ; c'est souvent la dernière clef du trousseau qui ouvre la porte.»

- Paulo Coelho
SOCIAL
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