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Coordinateur administratif et évènementiel H/F

RÉFÉRENCE : Ase-WTC - Publiée le 10/02/2022


SOCIETE Centre de congrès du WTC Grenoble

Grenoble, Rhône-Alpes, France

Commercial / Vente / Administration des ventes, Administratif / Comptabilité / Achat

Event / Salon / Expo / Congres


Expérience : debutant
Niveau d'étude : BAC +2/+3
Job jeune diplômé
Date de début de contrat / Période : dès que possible

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

La Chambre de commerce et d’industrie (CCI) de Grenoble recrute pour son Centre de congrès et d’affaires du WTC, un(e) coordinateur(trice) administratif(ve) et évènementiel.

DESCRIPTION DU POSTE :

Sous la supervision de la responsable du site, vous gérez les tâches administratives du service, vous mettez à jour l’outil de CRM et vous gérez l’organisation de petits évènements (type réunion et séminaire) qui vous sont confiés.
Vos missions seront les suivantes :

Administration des ventes 50 %:
- Gérer les commandes fournisseurs dans notre outil comptable (de la création, au paiement)
- Réaliser la facturation des prestataires référencés,
- Exporter et transmettre les plannings d’exploitation du centre de congrès à nos prestataires,
- Réaliser la facturation, le suivi administratif et les renvois de courrier des clients de notre centre d’affaires,

Logistique évènementielle 30 %:
- Etre en capacité de réaliser des devis simples pour de la location évènementielle,
- Gérer l’organisation logistique de petits évènements (type réunion et séminaires) en coordonnant les équipes techniques pour mise en place de l’événement,
- Assurer la bonne tenue technique et administrative du dossier événement (devis, commandes, fiches techniques, factures, etc.)
- Accueillir et valider avec le client la conformité de ces demandes

CRM 20 %:
- Etre responsable de la mise à jour de l’outil de CRM,
- Former et accompagner les équipes aux évolutions du logiciel,
- Etre l’interlocuteur principal du prestataire de service et des services internes (notamment le service informatique et comptable)

DESCRIPTION DU PROFIL

Bac + 2/3 minimum, idéalement dans le secteur du commerce, du tourisme ou de l’évènementiel
Vous disposez de bonnes compétences administratives et d’une bonne maitrise des outils informatiques, la connaissance des logiciels CEGID et AGORA serait un plus
Vous êtes pro-actif, dynamique, organisé(e) et surtout méthodique et pragmatique
Vous savez gérer vos priorités et appréciez le travail collaboratif.
Vous disposez d’un bon sens du contact et d’un bon rédactionnel
Anglais non obligatoire mais apprécié
Démarrage dès que possible – CDI 35h droit privé
Mutuelle, tickets restaurant, rémunération selon profil sur 13 mois

"Dans vingt ans vous serez plus déçus par les choses que vous n'avez pas faites que par celles que vous avez faites. Alors sortez des sentiers battus. Mettez les voiles. Explorez. Rêvez. Découvrez "

- Mark Twain
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