En poursuivant votre navigation, vous acceptez l’utilisation de cookies qui servent notamment à analyser le trafic du site internet, à vous proposer des contenus et des annonces adaptées à vos centre d’intérêts et à vous permettre d’interagir sur les réseaux sociaux. Pour en savoir plus sur les cookies et modifier vos paramètres, cliquez ici.
J’accepte
Cette annonce a été publiée sur Emploi-Événementiel.fr : https://www.emploi-evenementiel.fr/offres-emploi/chef-de-projet-senior-congres-h-f-2409.html
PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :
EGG est une Agence Evènementielle, à taille humaine (60 personnes), créée en 2000 à Paris et implantée depuis à New York et Genève.
Secteur d’activité client Rattachement à des congrès nationaux, internationaux - Secteur pharmaceutique - Gestion de participants.
Types d’évènements organisés : Gestion de stand congrès et prestations associées, Organisation de congrès PCO Société savante.
DESCRIPTION DU POSTE :
Au sein du Pôle Congrès, Vous êtes le/la véritable Chef-fe d’Orchestre de l’équipe mise en place sur tous les aspects de la Production. Vous coordonnez les différents prestataires. Vous managez et responsabilisez les Chefs de Projets Juniors en leur confiant la gestion d’événements. Vous intervenez en phase d’appel d’offres, de production et post-production mais également le Jour J.
Phase d’appel d’offres
Prise de brief et réponse à la demande du client
Recherche de prestataires (négociation, acomptes, signature de contrat etc.)
Préparation de la recommandation et élaboration du budget
Phase de production
Planification, coordination et suivi de l’événement (avec rétroplanning)
Repérage (+ testing)
Gestion de deadline pour les inscriptions de Congrès
Suivi des conditions d’annulation pour les Hôtels + vols groupe pour les congrès
Suivi régulier avec le client
Création du roadbook
Jour J
Gestion du dossier sur site – être garant.e de la prestation sur place (interface client, prestataires et staff production)
Phase post-production
Facturation (suivi des factures finales des fournisseurs + transmission à la comptabilité)
Réalisation de reporting et compte-rendu (debrief) avec le client (les points positifs de l’événement + les axes d’amélioration)
Réalisation du budget post-événement
Réalisation de la transparence
Gestion des remboursements de frais
Management
Encadrement et suivi des Chefs de Projets Juniors :
Vérification des dossiers
Contrôle des budgets
Formation logiciels
Recrutement et formation des stagiaires et/ou contrats en alternance
Sélection et coordination des différents intervenants (TL, graphistes, gestionnaires de participants etc.)
Coordination et management des différents prestataires sur site le Jour J
Process & Outil
Maitrise et respect des process et outils clients
Identification des process, templates clients à mettre en place pour optimiser la gestion du compte
Mise à jour des process – négociation avec les achats
Assure la formation des Juniors aux outils et process
Mise à jour des outils collaboratifs (base de production, de données des freelances et TL)
DESCRIPTION DU PROFIL
De formation Bac + 2 mini, vous avez une expérience de 3 ans minimum en qualité de Chef.fe de Projet Congrès en agence.
Vous êtes persévérant.e et tenace, vous aimez vous montrer proactif-ve, vous disposez d'un excellent relationnel et vous êtes avenant.e et disponible. Vous êtes de nature rigoureuse, méthodique, organisé.e. Doté.e d'un fort esprit d'équipe, vous êtes totalement autonome et savez gérer les priorités.
Compétences requises :
Maîtriser le pack Office
Savoir travailler en équipe
Savoir communiquer