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Chef de Projet Senior Congrès H/F

RÉFÉRENCE : EE2409


SOCIETE EGG

NEUILLY SUR SEINE, Ile-de-France, FRANCE

Coordination d'événements / salons, Mice / Voyages / Tourisme / Tourisme d'affaires

Event / Salon / Expo / Congres, Mice /Tourisme / Tourisme d'affaires


Expérience : 2 à 5 ans
Niveau d'étude : BAC +2/+3
CDI

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

EGG est une Agence Evènementielle, à taille humaine (60 personnes), créée en 2000 à Paris et implantée depuis à New York et Genève.
Secteur d’activité client Rattachement à des congrès nationaux, internationaux - Secteur pharmaceutique - Gestion de participants.
Types d’évènements organisés : Gestion de stand congrès et prestations associées, Organisation de congrès PCO Société savante.

DESCRIPTION DU POSTE :

Au sein du Pôle Congrès, Vous êtes le/la véritable Chef-fe d’Orchestre de l’équipe mise en place sur tous les aspects de la Production. ​Vous coordonnez les différents prestataires.​ Vous managez et responsabilisez les Chefs de Projets Juniors en leur confiant la gestion d’événements.​ Vous intervenez en phase d’appel d’offres, de production et post-production mais également le Jour J.​ ​

Phase d’appel d’offres​
Prise de brief et réponse à la demande du client​
Recherche de prestataires (négociation, acomptes, signature de contrat etc.)​
Préparation de la recommandation et élaboration du budget​

Phase de production​
Planification, coordination et suivi de l’événement (avec rétroplanning)​
Repérage (+ testing)​
Gestion de deadline pour les inscriptions de Congrès​
Suivi des conditions d’annulation pour les Hôtels + vols groupe pour les congrès​
Suivi régulier avec le client​
Création du roadbook

Jour J​
Gestion du dossier sur site – être garant.e de la prestation sur place (interface client, prestataires et staff production)​

Phase post-production​
Facturation (suivi des factures finales des fournisseurs + transmission à la comptabilité)​
Réalisation de reporting et compte-rendu (debrief) avec le client (les points positifs de l’événement + les axes d’amélioration)​
Réalisation du budget post-événement​
Réalisation de la transparence​
Gestion des remboursements de frais

Management
Encadrement et suivi des Chefs de Projets Juniors : ​
Vérification des dossiers​
Contrôle des budgets​
Formation logiciels​
Recrutement et formation des stagiaires et/ou contrats en alternance​
Sélection et coordination des différents intervenants (TL, graphistes, gestionnaires de participants etc.)​
Coordination et management des différents prestataires sur site le Jour J

Process & Outil
Maitrise et respect des process et outils clients​
Identification des process, templates clients à mettre en place pour optimiser la gestion du compte​
Mise à jour des process – négociation avec les achats​
Assure la formation des Juniors aux outils et process​
Mise à jour des outils collaboratifs (base de production, de données des freelances et TL)

DESCRIPTION DU PROFIL

De formation Bac + 2 mini, vous avez une expérience de 3 ans minimum en qualité de Chef.fe de Projet Congrès en agence.
Vous êtes persévérant.e et tenace, vous aimez vous montrer proactif-ve, vous disposez d'un excellent relationnel et vous êtes avenant.e et disponible. Vous êtes de nature rigoureuse, méthodique, organisé.e. Doté.e d'un fort esprit d'équipe, vous êtes totalement autonome et savez gérer les priorités.

Compétences requises :
Maîtriser le pack Office
Savoir travailler en équipe
Savoir communiquer

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