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Chargé Opérations technique et logistique H/F - FREELANCE

RÉFÉRENCE : EE3712 - Publiée le 06/07/2022


SOCIETE T2 PRODUCTION

PUTEAUX, Ile-de-France, FRANCE

Production / Technique / Opérationnel / Régie / Chantier, Coordination d'événements / salons

Event / Salon / Expo / Congres


Expérience : 2 à 5 ans
Durée : 5-6 mois / Contrat CDD possible
Niveau d'étude : Indifferent
Mission Freelance à 5-6 mois / Contrat CDD possible
Salaire : 2400€ Brut / mensuel par an
Date de début de contrat / Période : 13/06/2022

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

Après 12 années d’existence, T2 production est une agence de production événementielle, reconnue par ses clients, les différents parcs d’exposition et prestataires événementiels.
T2 Production organise une cinquantaine d’événements par an en France et à l’étranger, que ce soit des salons ou événements sportifs.
Agences, entreprises, acteurs événementiels, institutions font confiance à T2 Production pour ses valeurs d’engagement, de rigueur et de professionnalisme.

DESCRIPTION DU POSTE :

MISSIONS / PREPARATION DU SALON :
• Elaboration / conception
- Élaboration du cahier des charges logistiques selon la stratégie du salon,
- Coordination du budget logistique, participation aux réunions budgétaires et estimés (engagement des dépenses, bons de commande suivi de la facturation…),
- Gestion des fonds de plans et sectorisation en phase avec les objectifs commerciaux (plan théorique,îlotage, numérotation, gestion des flux visiteurs…),
- Préparation du guide technique de l’exposant,
- Mise en production de la plateforme Exposants pour les prestations techniques,
- Gestion des offres d’équipements de stands,
- Collaboration en transverse avec tous les services afférents au salon et participation aux réunions.

• Planification / coordination
- Préparation globale du salon phase avec la stratégie, le concept du produit et les budgets du salon : cahier des charges, gestion des prestataires contrat cadre et négociations des autres prestataires dans le cadre de la procédure Achat,
- Agencement et harmonisation des différentes zones et animations du salon dans la bonne cohérence visuelle (ambiance, couleurs, atmosphère) et pratique du salon,
- Contrôle de l’implantation commerciale des stands, des zones et des animations avant transfert au BE, suivi de la mise à jour des plans avec le Bureau d’Etudes,
- Contrôle des projets d’aménagement et de décoration des stands en phase avec les règles d’architecture du salon,
- Réunions de coordination avec les parcs et prestataires (entretien du relationnel, réalisation d’animations,…),
- Montage des dossiers personnels (gardiens, hôtesses, restauration,…), signalétique (briefing, vérification,
…), branchement (internet, électricité, téléphonie), dossiers divers,…
- Gestion et suivi des extractions des prestations techniques des stands équipés,
- Commande des prestations techniques et logistiques des exposants,
- Interlocuteur technique, logistique et sécurité des clients internes et externes.

• Règlementations
- Suivi des projets d’aménagements et de décoration des stands en phase avec les règles d’architecture du salon,
- Suivi du dossier PGC – Plan de Coordination (axes rouges, rédaction du PPSPS, relance…),
- Gestion du dossier de Sécurité Incendie.

COORDINATION SUR SITE
- Etat des lieux,
- Contrôle du bon déroulement de la phase de montage et respect des plannings fournisseurs,
- Respect des plannings fournisseurs, du contrôle qualité,
- Suivi des équipes techniques sur site,
- Permanence technique auprès des exposants,
- Contrôle du bon fonctionnement des différentes structures et prestations, (accueil, enregistrement visiteurs, gardiennage, nettoyage),
- Suivi du démontage.

POST SALON
- Préparation du débriefing logistique du salon,
- Evaluation fournisseurs,
- Contrôle de la facturation fournisseurs, clôture des comptes et bilan financier.

DESCRIPTION DU PROFIL

OBJECTIF ET ENJEUX DU POSTE
Le Chargé Opérations permet d’assurer l’élaboration, la réalisation et la coordination logistique des évènements. Il met en œuvre les conditions de rencontres optimales entre exposants et visiteurs. Sa responsabilité comprend l’aménagement du salon et de ses structures qui se doivent d’être accueillantes et de qualité, l’implantation des stands doit être harmonieuse avec le concept et l’image du salon.
Il assure également la mise en place des moyens humains et matériels ainsi que les services nécessaires au bon déroulement de l’évènement.
Le Chargé Opérations doit approcher sa mission comme un véritable prestataire interne auprès de l’équipe salon et des autres fonctions liées à la préparation du salon.

COMPETENCES CLES POUR LE POSTE
Gestion du stress et des priorités, rigueur, leadership, esprit de synthèse et d’analyse, esprit d’équipe, adaptabilité,notions budgétaires, sens de l’anticipation et de la réactivité, sens des responsabilités, capacité à gérer une multitude de dossiers en simultané, capacité à travailler en transverse
Une connaissance du parc exposition de Paris Nord Villepinte sera un véritable plus.


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« Ce n'est pas le vent qui décide de votre destination, c'est l'orientation que vous donnez à votre voile. Le vent est le même pour tous. »

- Jim Rohn
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