Cette annonce a été publiée sur Emploi-Événementiel.fr : https://www.emploi-evenementiel.fr/offres-emploi/charge-e-des-relations-participants-et-logistique-901.html

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

Présentation de l'entrepriseRejoignez une agence de communication hors média, à taille humaine et de bonne notoriété dans son secteur, spécialisée en événementiel et audiovisuel pour les entreprises et les institutions.

Agence de communication B to B de 15 collaborateurs, Polynôme Communication est basée à Levallois-Perret (92) à 2mn à pied du métro Anatole France (ligne 3).
L’agence renforce son pôle « événementiel » et recherche 1 chargé(e) des relations participants/intervenants et logistique.

L’agence produit des événements nationaux et internationaux de 100 à 1 500 participants sur toute la France pour des ministères, de grandes institutions et entreprises.

DESCRIPTION DU POSTE :

Au sein d'une équipe dédiée de 9 personnes (chefs de projet, chargés de production événementiel, pôle relationnel participants/intervenants), le stagiaire aura l’occasion de découvrir l’ensemble des facettes des métiers de l’événementiel.
Il travaillera en étroite collaboration avec la responsable du pôle relationnel participants/intervenants sur les missions suivantes :
• Gestion de la relation participants :
o Envoi d’invitations (traitement des fichiers, créations des maquettes html)
o Création des sites internet dédiés à chaque événement (plateforme html avec formulaires d’inscriptions)
o Suivi des inscriptions (rapport d’inscriptions, statistiques de présence, Bilan)
o …
• Gestion de la relation intervenants :
o Prise de contact téléphonique et email
o Création des formulaires de prise charge (électronique)
o Réservation des transports et hébergement (contact agence de voyage, édition des rooming List)
o Rédaction et envoi des carnets de route personnalisés
o Suivi des notes de frais
o …
• Gestion de la logistique de certains événements
o Participer au brief hôtesses
o Gestion de l’accueil intervenants/VIP…


Planning des événements à venir :
• HAS : Les 10 ans de la HAS le 1er octobre et le Forum HTA le 30 octobre à Paris (évènement bilingue)
• 70 ans de la sécurité sociale le 6 octobre à Paris
• Assises de la prévention des conduites addictives en milieu de travail le 22 octobre à Paris

DESCRIPTION DU PROFIL

Idéalement de niveau bac +2/+3 en tourisme ou communication, vous avez vécu une première expérience en gestion de la relation avec des participants. Vous avez le goût de la relation, le sens de l’anticipation et de l’organisation et aimez faire partie d’une équipe tout en étant très autonome dans votre travail. Vous avez une bonne expression écrite et oral, en français comme en anglais, et faites preuve d’esprit d’équipe, de dynamisme, de patience et savez parfaitement gérer votre stress.
La maitrise du pack Office et plus particulièrement d’Excel est indispensable.
Anglais indispensable