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Chargé de projet Evènementiel H/F Ville de Chartres

RÉFÉRENCE : EE3428 - Publiée le 24/12/2021


SOCIETE VILLE DE CHARTRES

Chartres, Centre, France

Coordination d'événements / salons, Production / Technique / Opérationnel / Régie / Chantier

Festival / Concert / Manifestation, Spectacle / Divertissement


Expérience : 2 à 5 ans
Durée : Temps plein
Niveau d'étude : BAC +2/+3
CDI à Temps plein
Date de début de contrat / Période : Dès que possible

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

Au coeur d’une agglomération de 130 000 habitants en fort développement, la Ville de Chartres (40 000 habitants) porte une identité patrimoniale et culturelle marquée, autour notamment de sa cathédrale, première au monde inscrite sur la liste du patrimoine mondial UNESCO.
La Ville conduit depuis plus de 20 ans une politique culturelle ambitieuse : réhabilitation et mise en lumière du patrimoine, accueil d’équipements culturels en coeur de Ville, soutien actif au tissu associatif pour la création, diffusion ou formation culturelle, politique d’expositions et d’événements dans et hors les murs, projets d’investissements à vocation culturelle et touristique d’ampleur.
La ville de Chartres recrute au sein de la Direction Evènementiel et Chartres en Lumières, un(e) Chargé(e) de projet Evènementiel
Catégorie B - Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux ou contractuel.

DESCRIPTION DU POSTE :

Dans un cadre budgétaire, temporel et artistique défini par les différentes parties prenantes du projet, en collaboration étroite avec le directeur technique et artistique, vous préparez, organisez, mettez en oeuvre et coordonnez les moyens administratifs, financiers, humains des productions de l’évènement Chartres en Lumières et son environnement artistique.
Dans ce cadre, vos missions portent sur les volets suivants :

- Administratif :
• Assurer le suivi budgétaire • Traiter le suivi administratif courant : facturation, bons de commande, marchés publics
• Organiser et préparer les réunions, les rendez-vous
• Rédiger les documents administratifs courants (rapport, compte rendu, note, arbitrage)
• Orienter, suivre et/ou préparer les réponses aux courriers postaux et numériques
• Organiser les déplacements et les formations
• Participer à la gestion des plannings
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction
• Participer à l’actualisation des tableaux de bords et à la réalisation d’un suivi d’activité.

- Production :
• Etablir le budget de production, en collaboration avec les différentes parties prenantes du projet
• Etablir les contrats de cession et assurer le suivi avec les prestataires externes
• Coordonner les interventions des artistes, négocier et organiser les moyens nécessaires aux productions évènementielles du pôle
• Participer à la rédaction et au suivi des embauches d’intermittents du spectacles (Contrat GUSO), en lien avec le Directeur Technique et Artistique du pôle Chartres en Lumières
• Assurer une veille artistique permanente (sourcing, benchmark) dans les domaines des arts visuels
• Etre force de proposition et définir les choix artistiques avec le DTA. (Fête de la Lumière, Renouvellements artistiques, nouveaux projets)
• Etablir des relations transverses avec le service Communication (partenariats, presse, promotion)
• Constituer les outils et tableaux de bord en collaboration avec le DTA des projets et assurer le suivi avec les différentes parties prenantes (institutions, services internes, bâtiments de France, prestataires)
• Participer à la programmation et la production de la fête médiévale bi-annuelle en collaboration avec le service évènementiel
• Assurer la transversalité avec l’ensemble des collaborateurs(trices) de la direction de l’évènementiel et de Chartres en Lumières (DECEL).

- Missions occasionnelles ou ponctuelles :
• Déplacements à prévoir (festivals lumières, sourcing artistique, salons évènementiels)
• Archiver les dossiers de la Direction
• Assurer le suivi des dossiers en l’absence des collaborateurs
• Etre présent(e), sur le terrain, lors des manifestations de grande envergure, organisées par la Direction.

DESCRIPTION DU PROFIL

Titulaire d’un BAC +2 minimum en gestion d’entreprise culturelle ou similaire, vous disposez d’une expérience significa¬tive (2 ans minimum) dans la production d’évènements et/ou dans le domaine des arts visuels.
Vous maîtrisez le cadre réglementaire territorial, les procédures propres à une collectivité territoriale, les techniques de bureautique classiques et l’anglais lu et parlé.
Vous disposez de connaissances juridiques, de capacités de gestion comptable et financière, de qualités rédactionnelles et d’esprit de synthèse.
Vous montrez un intérêt prononcé pour les arts visuels et le domaine artistique en général.
Sens de l’écoute, adaptabilité, réactivité, autonomie, organisation, rigueur, diplomatie, patience, discrétion, devoir de réserve, disponibilité sont attendus.
Permis B indispensable.
Contraintes horaires : horaires de bureau et occasionnellement week-end et soirée lors de manifestations.
REMUNERATION : Traitement indiciaire + Régime indemnitaire (RIFSEEP) – groupe de fonction B3.


"Face au monde qui change, il vaut mieux penser le changement que changer le pansement."

- Francis Blanche, auteur et humoriste français
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