Cette annonce a été publiée sur Emploi-Événementiel.fr : https://www.emploi-evenementiel.fr/offres-emploi/charge-d-inscriptions-evenementielles-h-f-162.html

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

CWT Meetings & Events (groupe Carlson Wagonlit Travel) est spécialiste en organisation de congrès, séminaires & réunions, voyages incentives, gestion d'événements et déplacements professionnels vers les salons à l'étranger.

Carlson Wagonlit Travel (CWT) est un leader mondial et le leader en France de la gestion des voyages d'affaires. Présent dans plus de 150 pays, CWT sert les entreprises de toutes tailles ainsi que les administrations et les organisations non gouvernementales. Les services et solutions de CWT sont organisés en quatre lignes : Services aux voyageurs et gestion des transactions, Optimisation de programme, Sécurité, Réunions et événements. CWT emploie 22 000 personnes dans le monde.

DESCRIPTION DU POSTE :

Au sein du pôle Congrès Pharmaceutiques de CWT Meetings & Events, vous assisterez les Chefs de projet dans le suivi logistique d’un événement et aurez pour principales missions:
La gestion des inscriptions des participants
Création des modèles d’invitation et envoi aux participants
Suivi des inscriptions : relance des participants, envoi des courriers de confirmation
Suivi administratif et gestion des prestations
Collecte des différents éléments, préparation des carnets de voyage et élaboration des listes (rooming-list,…)
Gestion des formalités administratives liées à l’événement
Suivi des prestations transport
Gestion des remboursements médecins
Vérification des justificatifs dans le respect du cadre législatif et de la politique du client
Etablissement des demandes de chèques auprès de la comptabilité et envoi des chèques aux médecins accompagnés d’un courrier
Paramétrage des outils de gestion des participants
Création du site on-line pour l’inscription des participants
Gestion des listes participants
Paramétrage du back office
Post-opération
Réalisation des reportings et des enquetes de satisfaction
Etablissement de la base finale de l’opération

DESCRIPTION DU PROFIL

De formation Bac +2, type BTS assistanat de direction, vous justifiez d'une expérience d’un an minimum dans un poste similaire ou en assistanat de direction.
Organisé et rigoureux, vous etes polyvalent et savez gérer vos priorités
Vos qualités relationnelles, votre sens de la relation client et votre capacité à travailler en équipe seront des atouts déterminants dans ce poste.
Vous avez une forte sensibilité aux nouvelles technologies et une excellente connaissance des outils bureautiques et bases de données
Votre anglais est courant
La connaissance du secteur pharmaceutique est un plus