Cette annonce a été publiée sur Emploi-Événementiel.fr : https://www.emploi-evenementiel.fr/offres-emploi/assistant-e-de-gestion-administrative-congres-evenementiel-cdd-teletravail-majoritaire-4920.html

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

Pulsar Events, agence spécialisée dans l'organisation de congrès, notamment scientifiques et médicaux, recherche dans le cadre d'un remplacement un(e) Assistant(e) de gestion administrative - Congrès & événementiel.

DESCRIPTION DU POSTE :

L'Isle-sur-la-Sorgue (84) - Télétravail majoritaire avec déplacements ponctuels obligatoires

Vous rejoindrez une équipe à taille humaine, dans un environnement dynamique, où polyvalence, entraide et bonne humeur accompagnent l'organisation de nos congrès.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les chefs de projet sur la gestion des inscriptions, le suivi des participants, invités et partenaires du congrès ainsi que la mise à jour des différents outils et supports liés aux congrès.

Une période de passation et de formation en binôme est prévue à votre arrivée.

CADRE DU POSTE
Contrat : CDD - remplacement salarié
Employeur : Pulsar Events
Localisation : L'Isle-sur-la-Sorgue (84)
Télétravail : Majoritaire, avec une période de formation en présentiel à L'Isle-sur-la-Sorgue (une semaine maximum) et des déplacements ponctuels selon les besoins.
Présence obligatoire sur les événements :
- Monaco : du 15 au 20 mars 2027.
- Paris : le 24 avril 2027.
Frais de déplacement pris en charge en déplacement professionnels et équipement de télétravail fourni.
Secteur : organisation de congrès / événementiel
Temps de travail : temps plein, 35 heures hebdomadaires (9h-17h du lundi au vendredi avec une heure de pause déjeuner)
Dates du CDD : Du 18 janvier 2027 au 30 avril 2027
Rémunération : de 1 885 € à 2 025 € bruts mensuels, selon profil et expérience.

MISSIONS PRINCIPALES
1/Gestion des inscriptions et des participants :
- Suivi des inscriptions individuelles et de groupes, assistance aux participants et mise à jour des bases de données.
- Gestion de la facturation, suivi des règlements et relance des impayés.
- Élaboration des tableaux de bord, statistiques et bilans d'inscription sur Excel.

2/Gestion des invités :
- Gestion et suivi des invitations (orateurs, comités, partenaires, VIP...).
- Suivi des confirmations, relances et accompagnement des invités dans l'organisation de leur participation (inscription, hébergement, repas...).

3/Gestion administrative des sponsors et partenaires :
- Mise à jour des dossiers de sponsoring et suivi des réservations et prestations.
- Gestion de la facturation, des règlements et des relances.
- Collecte des éléments administratifs et de communication, suivi des demandes et mise à jour des tableaux de bord.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES

1/Mise à jour des outils et supports de communication :
- Actualisation des sites internet, formulaires d'inscription et documents liés aux congrès.
- Adaptation de supports de communication (programmes, affiches, dossiers de sponsoring...).
- Préparation des documents nécessaires à l'accueil des participants (badges, listes, signalétique...).
Pour la gestion des inscriptions nous utilisons notamment la solution Key4Events. Sa connaissance est un plus mais n'est pas indispensable.

2/Assistance logistique et présence sur les événements :
- Soutien à l'organisation des espaces d'exposition et suivi des exposants en lien avec les chefs de projet.
- Participation à l'accueil des congressistes et à la gestion des inscriptions sur place lors des événements.

DESCRIPTION DU PROFIL

Profil recherché

1/Expérience : Une première expérience en assistanat administratif, secrétariat ou gestion est souhaitée. Une expérience dans l'événementiel ou l'organisation de congrès constitue un atout, mais n'est pas indispensable.

2/Compétences informatiques : Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et aisance dans l'utilisation de logiciels et plateformes numériques. La connaissance d'outils de communication (Canva, InDesign, emailing) est un plus. Maîtrise du second degré indispensable.

3/Langues : Excellente maîtrise de la langue française à l'écrit et à l'oral. Un bon niveau d'anglais écrit est souhaité.

4/Qualités personnelles : Rigueur, organisation, autonomie, sens du service, bon relationnel et esprit d'équipe. Vous êtes capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et de vous adapter à de nouveaux outils.

5/Télétravail : Vous savez organiser votre travail de manière autonome et communiquer régulièrement sur l'avancement de vos missions. Une expérience préalable du travail à distance est appréciée.