Cette annonce a été publiée sur Emploi-Événementiel.fr : https://www.emploi-evenementiel.fr/offres-emploi/assistant-e-de-coordination-de-production-4771.html

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

L’Association Festiv’Aluna Ruoms, loi 1901, existe depuis 2008 et organise depuis 18 ans le Festival ALUNA. Elle est dirigée par un président et un bureau de 11 membres bénévoles, et compte 4 salariés permanents. Le festival ALUNA est devenu l’événement culturel majeur en Ardèche, rassemblant chaque année près de 60 000 festivaliers sur 3 soirs autour d’une programmation musicale riche et variée.

DESCRIPTION DU POSTE :

Missions spécifiques au poste :
* Aide à la production : suivi global de toutes les missions de coordination.

Relation avec les fournisseurs, les partenaires (sécurité, campings, loueurs etc.), les mécènes, les bénévoles (chefs de services et équipiers), les festivaliers, les élus, les équipes de production, la billetterie, les exposants etc.

Partie importante sur le suivi des commandes de consommables (logistique, administratif et hygiène) en lien avec les chefs de service bénévoles, gestion et rangement du stock des consommables.
* Accueil et aide à l’encadrement des stagiaires arrivant ultérieurement sur site, et remise à jour du livret d’accueil des stagiaires.
* Gestion des communications : traitement de la boîte e-mail du festival et d’une boîte e-mail dédiée à la coordination.
* Tâches administratives diverses : courrier, mise sous pli, appels aux fournisseurs, etc.
* Base de données : mise à jour et tenue du fichier des habitants pour la distribution des vignettes de circulation des véhicules.
Missions communes à tous les stagiaires
* Accueil & standard téléphonique : gestion et filtrage des appels, prise et transmission des messages.
* Billetterie : gestion de la billetterie Pass Région (opération exclusivement au téléphone, en amont et jusqu’à la veille du 1er jour du festival).
* Renfort sur les événements pré-festival : Journée de formation des chefs de service bénévoles (env. 50 pers), soirée de lancement (env. 350 pers), assemblée générale (env. 150 pers), etc.
* Soutien logistique sur site : participation au nettoyage des espaces (bars, bureaux etc.), préparation des lieux (catering, tables, chaises, loges etc.), petits travaux simples possibles (peinture, remise en état, aménagement etc.), missions logistiques (cartons, livraisons à réceptionner etc.), conduite de mini bus 9 places (permis B suffisant et requis)
Attention : pas de stage se terminant en juin.

DESCRIPTION DU PROFIL

Profil recherché
Niveau de formation : Master 1 minimum Expérience : moins de 2 ans

Savoir-faire :
* Maîtrise indispensable des outils informatiques : Excel, Word, Canva, outils IA.
* Rigueur et organisation.
* Aisance à l’oral et au téléphone (une partie importante de la mission sera effectuée au téléphone). Bonne élocution.
* Excellente orthographe et qualités rédactionnelles.

Savoir-être :
* Autonomie, discrétion et calme.
* Adaptabilité et souplesse face aux imprévus.
* Esprit d’entraide et goût du travail en équipe.
* Force de proposition et proactivité.
* Bonne gestion du stress.

Conditions de stage :
* Durée : 4 mois minimum – candidatures pour 6 mois privilégiées, de janvier ou avril à juillet 2026 (fin de mission obligatoire autour du 12 juillet 2026).
* Temps plein : 35h hebdomadaires, planning modulable selon les périodes d’activités, travail en soirée.
* Permis B et véhicule personnel indispensables (faible desserte en transports en commun).
* Logement : poste logé en colocation en mobil-home.
* Restauration : possibilité de déjeuner le midi à la cantine du personnel du camping.
* Lieu de stage : Ruoms (Ardèche), Camping Aluna Vacances Yelloh ! Village – bureaux neufs et espaces de travail dédiés, accès aux installations du camping dès l’ouverture (piscine, terrains de jeux, etc.)
* Gratification : selon réglementation en vigueur.

Pour postuler : Envoyer CV et lettre de motivation

Entretiens en visioconférence ou en présentiel à Ruoms (07) entre le 10 novembre et le 07 décembre 2025.