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Assistant(e) Chef de projets événementiels - Stage ou Alternance

RÉFÉRENCE : EE4472 - Publiée le 21/03/2024


SOCIETE ITiForums

Paris 16, Ile-de-France, France

Coordination d'événements / salons, Production / Technique / Opérationnel / Régie / Chantier

Event / Salon / Expo / Congres, Soirée / Rencontre / Lancement de produit


Expérience : moins de 2 ans
Durée : Stage 4 à 6 mois ou alternance d'un ou deux ans
Niveau d'étude : BAC +4/BAC+5
Alternance / Apprentissage à Stage 4 à 6 mois ou alternance d'un ou deux ans
Salaire : selon grille par an
Revenus Complémentaires : Tickets restaurant, pass navigo
Date de début de contrat / Période : Avril 2024

Cette annonce a été publiée sur Emploi-Événementiel.fr : https://www.emploi-evenementiel.fr/offres-emploi/assistant-e-chef-de-projets-evenementiels-stage-ou-alternance-4472.html

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

ITiForums (itiforums.com) est un acteur essentiel français de l’événementiel technologique, centré sur les thématiques de l’IT et des nouvelles technologies.
Organisateur de plus d’une trentaine d’événements par an, principalement des salons et des conférences en présentiel mais aussi en digital, ITiForums est centré autour de l’objectif de permettre aux acheteurs et vendeurs de technologies de se rencontrer et de collaborer.
ITiForums permet à l’ensemble des acteurs de l'écosystème de la technologie numérique de se rencontrer en présentiel et online, de bâtir des relations d'intimité, et d’identifier des opportunités business de collaboration.
Les participants des événements ITiForums sont des « décideurs » technologiques : des personnes en position de responsabilité stratégique ou opérationnelle, dans les départements IT, Digital, Data, Innovation ou Métiers de grandes entreprises et administrations. Ce sont ceux qui décident de l’allocation des budgets technologiques annuels de leurs organisations. Ainsi, ce sont les « acheteurs » du marché tech B2B : DSI, CTOs, CDOs, CIOs, CISO/RSSI, Innovation Officers, Digital Officers, Data Officers, R&D, et tous ceux en charge de la transformation digitale au sein des différentes Directions Métiers d’une entreprise - RH, Relation Client, Marketing, Achats, Finance, Légal, etc.
Durant ses événements, ITiForums permet aux offreurs technologiques, qui participent comme exposants « sponsors », de rencontrer leurs clients et prospects (les « décideurs »), afin de leur présenter leurs produits et services via des pitchs sur scène, des démos sur leurs stands, des sessions networking, des ateliers de co-réflexion, ou des rendez-vous planifiés.
De plus, afin de toujours mieux servir ses clients, ITiForums propose également des mises en relation personnalisées, des événements sur mesure, ainsi que toute une large gamme de services digitaux (newsletters, webinars, campagnes emailing et de publicité, marketplace, etc.).
____

Afin de réunir les différentes communautés de l’IT, de la CyberSécurité, du Digital, de la Data, et de l’Innovation Technologique, ITiForums fut d’abord à l’initiative en 2007 de la création de la communauté française des responsables IT (le CRiP, géré par ITiForums jusqu'en 2022), avant en 2015 de contribuer à la création de l'IMA (ima-dt.org), aujourd'hui le principal consortium français de directions technologiques et innovation et organe central de la Tech française, permettant aujourd’hui à ITiForums un accès privilégié à l’ensemble des dirigeants du numérique.
Cette grande communauté, formée aujourd’hui de l’IMA et du cercle NextGen-IT (nextgen-it.org - son extension dédiée à l'évolution de la DSI), rassemble 15 000 décideurs de plus de 400 grandes et moyennes entreprises et administrations françaises (90% du CAC40, 70% du SBF120, et la majorité des grandes administrations françaises).
ITiForums est le partenaire événementiel et commercial privilégié de l’ensemble des décideurs technologiques, et propose chaque année une trentaine d’événements à Paris et en régions (salons, conventions, séminaires, conférences, diners, réunions, webinars, etc.), en présentiel et online, ainsi que des dizaines de services digitaux de mise en relation, pour réunir ces communautés autour de thèmes divers et variés des nouvelles technologies.

DESCRIPTION DU POSTE :

>Votre Rôle :
En tant qu’assistant(e) des Chefs de projets événementiels et digitaux, vous viendrez en renfort de l’équipe dans le déploiement de tous les projets en cours aussi bien événementiels (conférences, soirée, séminaire, salon) que digitaux (publication sur les réseaux, organisation de webinars, de campagnes emailings, etc)

Votre mission comprendra une grande diversité de tâches la rendant passionnante au quotidien et vous permettant de découvrir toutes les facettes de l’organisation et de contribuer à la mise en place des événements de A à Z.

>Mission détaillée :

1. Organisation d’événements présentiels
> Production en amont :
- Recherche de prestataires et de lieux,
- Relation et négociation avec les prestataires,
- Gestion de planning,
- Création et mise à jour des supports (signalétique, modes d’emploi, fichiers de suivi,
roomings, guides logistique, check list matériel/humain, site web dédié),
- Gestion des stocks/matériels événementiel,
- Gestion des intervenants et planning de conférences,
- Conception des plans d’implantation (stands, scène, accueil…),
- Recenser et organiser les moyens humains nécessaires,
- Concevoir et coordonner les briefings, rétro plannings, actions lists.

> Exploitation :
- Coordination des prestataires, préparation de briefs
- Gestion du timing,
- Gestion du conducteur des conférences (techniciens et intervenants, animateurs, …),
- Assistance des exposants du montage au démontage,
- Préparation du matériel d’événements, chargement, déchargement
- Installation, aménagement des espaces, démontage d’événements.

> Gestion des clients sponsors :
- Intégration des nouveaux clients dans le process d’organisation,
- créer leur accès à leur interface
- leur communiquer tous les éléments nécessaires à leur organisation et présence sur l’événement,
- Accompagnement des clients, communication avec les clients,
- Gestion de la base de données clients,
- Mise à jour des supports et informations sur les interfaces clients dédiées à chaque événement


2. Coordination et gestion d’événements digitaux et campagne de générations de leads pour le compte de clients
- Gestion de la relation client
- Récupération des éléments de contenus auprès du client
- Paramétrage de l’événement dans le back office
- Mise en place de la campagne d’invitation et de communication : orientation éditoriale et ciblage, création HTML, routage, gestion des inscrits
- Organisation du brief et tests techniques pour les intervenants
- Introduction en personne du webinar le jour J puis support au bon déroulement
- Suivi post événement : contrôle et mise à disposition des listings inscrits et participants, transcription du tchat, diffusion du replay, etc.

DESCRIPTION DU PROFIL

Vous faites preuve de dynamisme, de rigueur, de réactivité et d'esprit d'équipe.
Vous avez le sens de l’organisation, de l'analyse, et du service.

Vous savez gérer plusieurs dossiers en même temps, vous adapter rapidement et trouver, en toute sérénité, différentes solutions face à une situation d’urgence.

Vous êtes fiable, ponctuel, autonome et gagnant.

Alors rejoignez-nous et nous ferons équipe ensemble !

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"Dans vingt ans vous serez plus déçus par les choses que vous n'avez pas faites que par celles que vous avez faites. Alors sortez des sentiers battus. Mettez les voiles. Explorez. Rêvez. Découvrez "

- Mark Twain
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