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Assistant(e) Chef de projets événementiels, marketing, digitaux et communication - Stage ou Alternance

RÉFÉRENCE : EE4381 - Publiée le 14/12/2023


SOCIETE ITiForums

Paris 16, Ile-de-France, France

Coordination d'événements / salons, Communication / Marketing / Stratégie / relation presse

Event / Salon / Expo / Congres, Soirée / Rencontre / Lancement de produit


Expérience : moins de 2 ans
Durée : Stage 4 à 6 mois ou alternance d'un ou deux ans
Niveau d'étude : BAC +4/BAC+5
Alternance / Apprentissage à Stage 4 à 6 mois ou alternance d'un ou deux ans
Salaire : selon grille par an
Revenus Complémentaires : Tickets restaurant, pass navigo
Date de début de contrat / Période : Janvier 2024

Cette annonce a été publiée sur Emploi-Événementiel.fr : https://www.emploi-evenementiel.fr/offres-emploi/assistant-e-chef-de-projets-evenementiels-marketing-digitaux-et-communication-stage-ou-alternance-4381.html

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

ITiForums (www.itiforums.com), organisation à taille humaine (20 personnes réparties sur plusieurs entités), permet à l’ensemble des acteurs de l'écosystème de la technologie numérique de se rencontrer en présentiel et online, d’identifier des opportunités business, de bâtir des relations d'intimité, de partager expérimentations, projets et mises en œuvre et de faciliter des co-expérimentations et des collaborations.

ITiForums est à la fois un accélérateur de business pour les offreurs de solutions technologiques, ainsi qu’un accélérateur technologique pour les décideurs de l’IT et de l'Innovation des entreprises et administrations françaises (DSI, CTOs, CDOs, Innovation Officers, et tous ceux en charge de la transformation digitale au sein des différents Métiers de l'Entreprise - DSI, RH, Relation Client, Marketing, etc.).

ITiForums est à l’initiative de la création du Cercle IT (www.cercle-it.org) et de l'IMA (www.ima-dt.org), les 2 plus grands cercles français de décideurs de l’IT et de l’Innovation, rassemblant l’ensemble des décideurs du numérique : CTOs, CIOs, et DSI au Cercle IT ; Innovation Officers et CDOs à l'IMA.
Ces associations rassemblent plus de 17700 décideurs de plus de 350 grandes et moyennes entreprises et administrations françaises (90% du CAC40, 70% du SBF120 et les grandes administrations françaises).

En lien avec ces 2 organisations, dont ITiForums est le partenaire commercial exclusif, ITiForums organise chaque année une sixantaine d’événements à Paris et en régions (convention, séminaires, conférences, diners, réunions), en présentiel et online, ainsi que des services digitaux de mise en relation, pour réunir ces communautés autour de thèmes divers et variés des nouvelles technologies.
Durant ces événements et via ces services digitaux, ITiForums permet à ses clients partenaires, fournisseurs de technologies, de venir présenter leurs solutions et services aux décideurs du Cercle IT et de l’IMA afin de collaborer et potentiellement développer des opportunités business ensemble.

ITiForums, le Cercle IT et l’IMA forment un écosystème symbiotique où chaque entité s’apporte réciproquement.

DESCRIPTION DU POSTE :

>Votre Rôle :
En tant qu’assistant(e) des Chefs de projets événementiels et digitaux, vous viendrez en renfort de l’équipe dans le déploiement de tous les projets en cours aussi bien événementiels (conférences, soirée, séminaire, salon) que digitaux (publication sur les réseaux, organisation de webinars, de campagnes emailings, etc)

Votre mission comprendra une grande diversité de tâches la rendant passionnante au quotidien et vous permettant de découvrir toutes les facettes de l’organisation et de contribuer à la mise en place des événements de A à Z.

>Mission détaillée :

1. Organisation d’événements présentiels
> Production en amont :
- Recherche de prestataires et de lieux,
- Relation et négociation avec les prestataires,
- Gestion de planning,
- Création et mise à jour des supports (signalétique, modes d’emploi, fichiers de suivi,
roomings, guides logistique, check list matériel/humain, site web dédié),
- Gestion des stocks/matériels événementiel,
- Gestion des intervenants et planning de conférences,
- Conception des plans d’implantation (stands, scène, accueil…),
- Recenser et organiser les moyens humains nécessaires,
- Concevoir et coordonner les briefings, rétro plannings, actions lists.

> Exploitation :
- Coordination des prestataires, préparation de briefs
- Gestion du timing,
- Gestion du conducteur des conférences (techniciens et intervenants, animateurs, …),
- Assistance des exposants du montage au démontage,
- Préparation du matériel d’événements, chargement, déchargement
- Installation, aménagement des espaces, démontage d’événements.

> Gestion des clients sponsors :
- Intégration des nouveaux clients dans le process d’organisation,
- créer leur accès à leur interface
- leur communiquer tous les éléments nécessaires à leur organisation et présence sur l’événement,
- Accompagnement des clients, communication avec les clients,
- Gestion de la base de données clients,
- Mise à jour des supports et informations sur les interfaces clients dédiées à chaque événement


2. Coordination et gestion d’événements digitaux et campagne de générations de leads pour le compte de clients
- Gestion de la relation client
- Récupération des éléments de contenus auprès du client
- Paramétrage de l’événement dans le back office
- Mise en place de la campagne d’invitation et de communication : orientation éditoriale et ciblage, création HTML, routage, gestion des inscrits
- Organisation du brief et tests techniques pour les intervenants
- Introduction en personne du webinar le jour J puis support au bon déroulement
- Suivi post événement : contrôle et mise à disposition des listings inscrits et participants, transcription du tchat, diffusion du replay, etc.


4. Communication
- Gestion de projets de création de supports print et digitaux
- Création de supports digitaux
- Création et mise en page de sites internet
- Création, mise en forme d’emailing et gestion de campagnes emailing
- Relation avec le graphiste (demande de devis, négociation, gestion de projets)
- Relation avec les imprimeurs (demande de devis, négociation, gestion de projets)

DESCRIPTION DU PROFIL

Vous faites preuve de dynamisme, de rigueur, de réactivité et d'esprit d'équipe.
Vous avez le sens de l’organisation, de l'analyse, et du service.

Vous savez gérer plusieurs dossiers en même temps, vous adapter rapidement et trouver, en toute sérénité, différentes solutions face à une situation d’urgence.

Vous êtes fiable, ponctuel, autonome et gagnant.

Alors rejoignez-nous et nous ferons équipe ensemble !

"Le destin n'est pas une question de chance. C'est une question de choix."

- William Jennings Bryan
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