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Assistant direction d'exploitation H/F - CDD 3 mois

RÉFÉRENCE : Ass-Dir2019-02-EXP


SOCIETE SAFIM, Palais des Congrès et des Expositions

Marseille, PACA, France

Coordination d'événements / salons, Mice / Voyages / Tourisme / Tourisme d'affaires

Event / Salon / Expo / Congres


Expérience : 5 a 10 ans
Durée : 3 mois
Niveau d'étude : BAC +2/+3
CDD moins de 3 mois à 3 mois
Salaire : selon profil par an

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

La SAFIM, gestionnaire du Palais des Congrès et des Expositions organise et accueille des évènements grands publics et professionnels de tout type.

Avec plus de 200 manifestations d’envergure par an, la SAFIM se positionne comme un acteur incontournable du paysage événementiel.

DESCRIPTION DU POSTE :

Sous la responsabilité du directeur d’exploitation, vous assistez 4 responsables d’équipe du département exploitation. Vous prenez en charge les tâches organisationnelles et administratives. Vous recueillez les données d’entrées auprès des prestataires, collaborateurs ou institutions afin de produire les données de sorties nécessaires au bon fonctionnement opérationnel de leurs activités.

VOS MISSIONS :
 Rédaction et construction de supports (notes, mémos, présentations…).
 Organisation des réunions, des séminaires et élaboration des documents ou comptes rendus relatifs.
 Référencement de prestataires, consultation et analyse des offres.
 Actualisation du catalogue prestations et de la documentation technique (y compris traduction anglaise).
 Traitement et mise en forme des documents, rapports, courriers.
 Suivi des dossiers déposés en sous-commission de sécurité, relance des différentes parties (chefs de projet, chargés de sécurité) en cas de besoin.
 Participation aux programmes d’investissements (synthèse des devis, actualisation des tableaux de synthèses…).
 Planification des tâches relatives aux manifestations organisées.
 Réalisation des bons de commande et suivi administratif.
 Suivi et rapprochement des budgets finaux avant facturation.
 Gestion de la flotte des véhicules d'exploitation.
 Commande et suivi stock consommables exploitation (mobilier, tenues…).
 Classement et archivage.
 Inventaire.

DESCRIPTION DU PROFIL

De formation supérieure en assistanat de direction, vous justifiez d'une expérience significative et réussie sur un poste similaire.
Vous avez le sens de l'organisation.
Vous êtes reconnu.e pour votre autonomie et votre rigueur.
Vous parlez anglais et maîtrisez les outils bureautiques (pack office).
Vos qualités rédactionnelles et votre sens du relationnel sont autant d’atouts pour ce poste.

"Tout seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin."

- Proverbe africain
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