Cette annonce a été publiée sur Emploi-Événementiel.fr : https://www.emploi-evenementiel.fr/offres-emploi/assistant-de-coordination-des-benevoles-4770.html

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

L’Association Festiv’Aluna Ruoms, loi 1901, existe depuis 2008 et organise depuis 18 ans le Festival ALUNA. Elle est dirigée par un président et un bureau de 11 membres bénévoles, et compte 4 salariés permanents. Le festival ALUNA est devenu l’événement culturel majeur en Ardèche, rassemblant chaque année près de 60 000 festivaliers sur 3 soirs autour d’une programmation musicale riche et variée.

DESCRIPTION DU POSTE :

Missions spécifiques au poste :
* Appui à l’affectation et à la coordination générale des 1 200 bénévoles.
* Participation à la coordination du village bénévoles : aménagement du site, accueil des bénévoles, accréditations.
* Gestion du projet de cohésion sociale : Terr’Aluna & Choco-Philo :
* Coordination générale de l’événement : suivi du rétroplanning, ateliers, équipes, journalistes et répétitions.
* Gestion logistique : achats, décorations et mise en place, rangement et rédaction du bilan final.
* Appui à l’organisation de la journée de formation des chefs de services bénévoles (avril).
* Conception des supports de communication pour les bénévoles (livret d’accueil).
* Animation et gestion des réseaux sociaux bénévoles et appui à la communication interne.
* Gestion et organisation d’une des entrées secondaires du festival pendant les 3 jours de festival : logistique, gestion d’équipe, billetterie.
* Appui à la création et au développement de partenariats avec les BDE.
* Traitement et suivi de la boîte e-mail dédiée au service bénévoles.
* Réflexion et prise de décisions sur différentes problématiques.

Missions communes à tous les stagiaires
* Accueil & standard téléphonique : gestion et filtrage des appels, prise et transmission des messages.
* Billetterie : gestion de la billetterie Pass Région (opération exclusivement au téléphone, en amont et jusqu’à la veille du 1er jour du festival).
* Renfort sur les événements pré-festival : Journée de formation des chefs de service bénévoles (env. 50 pers), soirée de lancement (env. 350 pers), assemblée générale (env. 150 pers), etc.
* Soutien logistique sur site : participation au nettoyage des espaces (bars, bureaux etc.), préparation des lieux (catering, tables, chaises, loges etc.), petits travaux simples possibles (peinture, remise en état, aménagement etc.), missions logistiques (cartons, livraisons à réceptionner etc.), conduite de mini bus 9 places (permis B suffisant et requis)

DESCRIPTION DU PROFIL

Profil recherché
Niveau de formation : BAC +2/3 minimum.

Savoir-faire :
* Maîtrise des outils informatiques : Excel, Word, Canva et outils IA.
* Aisance à l’oral, en public comme au téléphone.
* Savoir organiser son temps et gérer les priorités.
* Bonne orthographe et qualités rédactionnelles.

Savoir-être :
* Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.
* Réactivité et adaptabilité face aux imprévus et aux situations de stress.
* Autonomie et sens de l’initiative : savoir avancer sur ses missions et proposer des solutions sans attendre toujours des consignes.
* Une candidature présentant une expérience dans le domaine du bénévolat sera privilégiée.
Conditions de stage :
* Durée : 4 à 5 mois, de mars/avril à juillet 2026 (fin de mission obligatoire autour du 12 juillet 2026).

Pour postuler : Envoyer CV et lettre de motivation.

Entretiens en visioconférence ou en présentiel à Ruoms (07)