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Assistant administratif Régie Bâtiment et Expositions H/F - CDD de 6 mois

RÉFÉRENCE : EE3478 - Publiée le 23/02/2022


SOCIETE Lafayette Anticipations Fondation d'entreprise Galeries Lafayette

PARIS 4, Ile-de-France, France

Culture / Spectacle vivant / Animation artistique, Production / Technique / Opérationnel / Régie / Chantier

Culture / Art / Galerie / Musée


Expérience : 2 à 5 ans
Durée : CDD de 6 mois
Niveau d'étude : BAC +2/+3
CDD plus de 3 mois à CDD de 6 mois
Salaire : selon profil par an
Revenus Complémentaires : mutuelle prise en charge à 70% et prévoyance prise en charge à 50% ; tickets restaurants pris en charge à 56% ; titre de transport pris en charge à hauteur de 75%.
Date de début de contrat / Période : dès que possible

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

Lafayette Anticipations-Fondation Galeries Lafayette est une fondation d’intérêt général. La Fondation est un lieu dédié à la promotion de la scène contemporaine française et internationale. Depuis mars 2018, elle fédère les activités de la Fondation et du Fonds de dotation Famille Moulin, et est le prolongement d’un engagement historique du Groupe Galeries Lafayette en faveur des artistes et des créateurs. Implantée au cœur du Marais dans un bâtiment unique imaginé par Rem Koolhaas, Lafayette Anticipations est un lieu ouvert à tous les publics, en entrée libre. Sa programmation pluridisciplinaire se déploie en plusieurs saisons imaginées autour d’une exposition, d’une riche programmation culturelle, et de plusieurs festivals. Au service des artistes, la Fondation dispose d'un parc exceptionnel de machines qui permet d’accompagner la réalisation des œuvres en son sein. Par ailleurs, la collection de plus de 300 œuvres, enrichie chaque année de nouvelles acquisitions, permet elle aussi de soutenir la vitalité de la scène contemporaine.

DESCRIPTION DU POSTE :

Poste non cadre, temps partiel 21 heures/semaine à répartir sur 3 jours.

Sous la responsabilité de la Responsable Régie Bâtiment et Expositions, en étroite collaboration avec le Responsable Régie Expositions et Évènements et l’ensemble des services de la Fondation, l’Assistant.e administratif.ve Régie Bâtiment et Expositions aura pour missions :

1. Maintenance, entretien et exploitation du bâtiment
− Suivi administratif (rdv, réception des devis, contrats…) des maintenances préventives et corrective du bâtiment; appels et suivi en cas de dysfonctionnement aux sociétés de maintenance,
− Suivi administratif des entreprises extérieures dans leurs interventions (rdv, devis, budgets, factures…),
− Participation à l’établissement et suivi des plans de prévention des entreprises extérieures, s’il y a lieu.

2. Sécurité, sûreté et prévention des risques
− Suivi administratif (rdv, devis, budgets, factures…) de la sûreté et la sécurité (publics, bâtiment, œuvres, ateliers),
− Suivi des plannings de permanence sécurité, sûreté.

3. Régie des expositions et des évènements
− Suivi de la préparation techniques et administratives des privatisations,
− Démarches administratives nécessaires pour les demandes d’autorisation auprès des autorités administratives,
− Collaboration à la préparation de deux documents ressources : cahier des charges scénographie, guide d'accueil des prestataires extérieurs,
− Participation à l’établissement et suivi des plans de prévention, s’il y a lieu.

4. Gestion et planification générale
− Suivi du planning et de l’accessibilité des flux de personnes, matériaux et œuvres, des entrées et sorties en lien avec l’équipe de production (planning des livraisons, des mouvements des œuvres, habilitations personnel temporaires et intervenants),
− Suivi général des dossiers administratifs (emails, rdv, demande de devis…) en lien avec les prestataires.

DESCRIPTION DU PROFIL

− justifier d’une expérience confirmée à un poste similaire.
− connaissance approfondie des différents corps de métiers techniques et des obligations professionnelles en matière de sécurité incendie et prévention des risques
− anglais (conversation, rédaction).
− permis B

− Grande rigueur administrative et forte réactivité
− Maîtrise des techniques rédactionnelles
− Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés
− Connaissance du cadre réglementaire propre aux ERP
− Connaissance des différents dispositifs de sécurité et du fonctionnement des équipements techniques.
− Connaissance des normes et règles d’hygiène et de sécurité
− Autonome, esprit d’initiative, organisé, polyvalent, vous gérez efficacement les priorités et aimez travailler en équipe

"Face au monde qui change, il vaut mieux penser le changement que changer le pansement."

- Francis Blanche, auteur et humoriste français
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