Cette annonce a été publiée sur Emploi-Événementiel.fr : https://www.emploi-evenementiel.fr/offres-emploi/adjoint-de-direction-dans-l-evenementiel-4844.html

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :

Domaines& événements est une société de gestion de lieux de réception privés et professionnels dans les campagnes péri-urbaines. Société aux fortes valeurs, c'est aussi une société entrepreneuriale en forte croissance (ouverture de 6 domaines en 5 ans) où vous pouvez avoir un impact fort !

Notre objectif : optimiser la performance et professionnaliser le métier d'organisation d’évènements dans les domaines patrimoniaux afin de contribuer à leur préservation et leur valorisation.

Notre raison d’être : « Unir & Réunir. Nous faisons équipe pour (re)donner vie à des lieux exceptionnels du patrimoine, ancrés durablement au cœur de la nature, pour créer des émotions partagées. »

DESCRIPTION DU POSTE :

ADJOINT DE DIRECTION
Vous assisterez le Directeur ou Responsable du domaine sur la gestion globale du site et serez en charge des évènements et du contact clientèle sur le domaine. Sous la direction de la Directice de Domaine et en collaboration avec les équipes commerciales MICE (séminaires) et Mariages, vos missions seront :

- Clientèle & évènements :
o Accueillir les prospects et clients et effectuer les visites au sein du Domaine (en français et en anglais)
o Effectuer l’état des lieux d’entrée et de sortie des clients
o Effectuer les visites commerciales au sein du Domaine (en français et en anglais)
o Planifier les réservations et l’organisation logistique des évènements à partir des briefs de l’équipe commerciale Domaines & Evènements
o Assurer le bon déroulement des évènements : accueil des clients, suivi de l’évènement, coordination et gestion des prestataires, fournisseurs et intervenants, gestion des requêtes clients sur place
o Assurer la coordination des équipes et des prestataires pour les séminaires (accueil, petit- déjeuner, pauses, repas, soirée)
o Assurer la coordination des équipes et des prestataires pour les mariages (accueil, cérémonie laïque, cocktail, dîner, lancement de soirée)
o Coordonner les montages, démontages, et livraisons
o Optimiser les relations avec les différents prestataires de service
o Présence sur les évènements dont vous avez la responsabilité (selon la nature de l’évènement la présence sur le site pendant la soirée et/ou la nuit peut être requise)
o Être un relais de confiance pour le Directeur de Domaine

- Gestion du site et des employés
o Gestion et suivi des plannings avec le Responsable ou Directeur de domaine (via le logiciel RH mis en place par Domaines & événements)
o Animation de l’équipe d’employés sur place (accueil, ménage, espaces verts)
o Coordination des prestataires extérieurs
o Coordination remise en état après évènements
o Accompagner et former les stagiaires et apprentis du domaineEn cas de faible activité événementielle, apporter votre aide aux équipes opérationnelles (décoration, ménages, techniciens…)

Entretien du domaine :
o Veiller à la planification régulière et à la bonne exécution les travaux d’entretien et de maintenance du domaine
o Force de proposition des améliorations

- RP et assistance commerciale :
o Commercialiser les événements mariages : effectuer les visites, négocier les devis selon les critères définis par la Direction Commerciale, signer les devis
o Participer aux relations publiques locales auprès du voisinage, des collectivités, organismes, associations, autorités, … dans le cadre des orientations et recommandations données par la direction.
o Développer les relations auprès d’acteurs patrimoniaux, culturels et artistiques de la région

- Budget et Administratif :
o Assister la direction sur les tâches administratives dont la gestion, le classement et l’envoi des factures, envoi du courrier…
o Passer les commandes et réaliser l’inventaire des produits de la maison
o Gérer les dépenses d’exploitation dans le respect des directives budgétaires ; rassembler les informations financières et les communiquer au service comptabilité.

DESCRIPTION DU PROFIL

Proactivité, diplomatie et pédagogie envers tous interlocuteurs internes/externes ;
Autonomie, rigueur et dynamisme ;
Capacités relationnelles et rédactionnelles ;
Permis B et véhiculé
Expérience commerciale dans l’événementiel ou l’hôtellerie souhaitée
Bac +4 ou +5